La Fondation Walton Family et ses outils d’évaluation

La Fondation Walton Family met à jour ses outils d’évaluation pour placer la confiance et l’apprentissage partagé au centre. Voici pourquoi.

Devenir une organisation apprenante est un voyage, pas une destination. La Fondation Walton Family et son département Stratégie, Apprentissage et Évaluation (SLED) sont engagés dans ce parcours d’apprentissage depuis plusieurs années maintenant, et elle s’efforce de s’améliorer continuellement.

« Lorsque notre fondation octroie des subventions pour aider un partenaire à résoudre des problèmes, nous voulons connaître leurs facteurs de réussite : comment et de quelle manière ils y sont arrivés. Et quand nous échouons, comprendre les raisons derrière cet échec est tout aussi important.

La fondation franchit cette année une nouvelle étape clé dans son parcours d’apprentissage en mettant à jour ses outils d’évaluation utilisés dans son processus de subvention afin d’établir et de suivre les progrès réalisés par nos bénéficiaires pour atteindre leurs objectifs clés. La refonte de notre approche d’évaluation de subventions comprend deux aspects essentiels :

• Lors de la définition des indicateurs au départ, nous nous concentrons davantage sur les résultats attendus à la fin de la subvention que ceux attendus en cours de route ; et nous laissons la théorie du changement sous-jacente orienter la sélection de ces indicateurs.

• Pour évaluer dans quelle mesure les objectifs ont été atteints, nous regardons davantage les leçons tirées et les enseignements issus de ces données, mais aussi les adaptations stratégiques qui ont été faites ou prises en compte pour progresser sur les adaptations stratégiques qui ont été effectuées ou envisagées pour l’avenir.

Ces ajustements sont la force motrice de notre nouvelle approche d’évaluation. Nous cherchons à faire avancer la connaissance qui mène à des adaptations stratégiques, et ce, au service de l’amélioration continue de l’impact social et environnemental de la fondation.

Nous voulons opérer un virage important, en passant d’une approche centrée sur la responsabilisation à une approche d’apprentissage de l’évaluation des subventions.

Qu’est-ce que cela signifie-t-il concrètement ?

Lorsque la fondation évalue une subvention attribuée, nous nous focaliserons moins sur les traditionnels livrables et activités, comme les actions et les tâches réalisées pendant la durée de la subvention. Au lieu de cela, notre approche sera plus délibérée et collaborative quand il s’agira de définir quelle pourrait être la vision du succès, et comment les résultats contribueront à la fois aux objectifs de la fondation et à la théorie du changement de nos bénéficiaires.

À cette fin, la fondation a créé une nouvelle boîte à outils pour rendre compte des réalisations de nos bénéficiaires. Elle nous aidera de surcroît à déterminer les leçons tirées (le « pourquoi ») et comment ces enseignements s’intègrent à la fois à la stratégie de la fondation et dans les pratiques de nos bénéficiaires pour l’avenir (le « maintenant quoi »).

La plupart de nos bénéficiaires pourront ainsi aborder la question des progrès, des leçons et des ajustements stratégiques en s’appuyant sur notre nouveau rapport sur l’évaluation des performances passées et l’apprentissage (APPLE). Au cœur de l’APPLE se trouve une approche basée sur le dialogue : les responsables de programme de la fondation ont des conversations structurées avec les bénéficiaires pour réfléchir à ce qui s’est bien passé au cours l’accompagnement financier et à ce qui pourrait être amélioré.

Ces conversations visent à approfondir le travail. Nous voulons créer une compréhension commune du succès et des défis, y compris ceux qui n’étaient pas prévus dans les indicateurs formalisés. Nous nous assurerons aussi d’intégrer ce que nous avons appris dans notre travail quotidien (y compris éventuellement lors du renouvellement des subventions).

Le deuxième nouvel outil que nous avons développé est le rapport SLED sur l’Évaluation et l’Apprentissage (SEAL). Nous l’utilisons généralement pour évaluer et recueillir de la connaissance pour l’attribution de subventions plus importantes et pour les aides financières qui offrent des opportunités d’apprentissage uniques pouvant contribuer à la définition de la stratégie globale de la fondation.

Il ne s’agit pas seulement de changer pour le plaisir du changement.

Nous avons suivi un ensemble de principes pour développer ces nouveaux outils. Nous voulons que nos outils d’évaluation :

• Soient opérationnellement utiles. Les conversations entre le personnel de la fondation et les bénéficiaires doivent aborder des éléments clés qui nous aident à prendre des décisions tactiques sur la manière dont nous devons réaliser nos activités dans le futur.

• Utilisent des indicateurs qui ont du sens. Les évaluations se concentreront davantage sur les indicateurs qui nous aident à mieux comprendre comment les subventions s’alignent à la théorie du changement des bénéficiaires et à leur progression. Elles sont structurées autour d’objectifs clés et d’hypothèses, ce qui nous permet de comprendre plus précisément comment nous pouvons nous améliorer.

• Aident à renforcer les capacités. Les outils d’évaluation offrent l’opportunité de renforcer les dispositions des bénéficiaires, en les aidant à transformer les données en connaissances et ces connaissances en actions.

• Obligent à rendre des comptes pour tirer les leçons. La redevabilité se concentre sur l’apprentissage et l’adaptation dans le but d’avoir un impact plus important, plutôt que de simplement atteindre des objectifs.

• Soient collaboratifs. Le développement d’indicateurs de suivi de la subvention et l’évaluation post-attribution doivent s’inscrire dans un processus collaboratif. Cela nous permet d’apprendre ensemble et montre à quel point la fondation favorise le partage d’informations.

• Améliorent les relations. En se concentrant sur l’apprentissage et la collaboration, notre approche vise à renforcer la confiance et la compréhension des enjeux entre la fondation et ses bénéficiaires.

Alors que la fondation poursuit son aventure pour devenir une organisation apprenante (et une organisation qui intègre plus profondément des pratiques équitables dans son travail) nous devons faire évoluer certains outils et pratiques fondamentaux. La mise à jour de nos outils d’évaluation est une étape importante, mais du chemin reste encore à parcourir.

Il ne s’agit pas simplement de changer pour le plaisir du changement. Nous entreprenons ces actions pour que les étudiants aient accès à l’éducation qui leur permettra de réaliser leurs rêves.

Finalement, notre parcours d’apprentissage continue de servir la mission de la fondation qui est de créer des opportunités pour les personnes et les communautés que nous soutenons. »